Die digitale Zusammenarbeit hat sich zu einem wesentlichen Bestandteil erfolgreicher Unternehmen entwickelt. Denn wenn mehrere Personen gemeinsam an einem Projekt arbeiten, ihre Fähigkeiten und Ressourcen teilen, können neue kreative Lösungen gefunden, effizientere Prozesse etabliert und erfolgreiche Ergebnisse erzielt werden. In diesem Artikel stellen wir Ihnen verschiedene Werkzeuge vor, die sich gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit einer remote arbeitenden Belegschaft im Homeoffice eignen und die digitale Zusammenarbeit stärken.
Remote Work ist nicht erst seit Corona ein großer Trend in der Arbeitswelt. Hierbei können Beschäftigte von jedem beliebigen Ort aus ihrer Tätigkeit nachgehen, die feste Anwesenheit im Büro entfällt, oder reduziert sich. Die Zusammenarbeit in einer digitalen Umgebung hat dabei zahlreiche Vorteile, von gesteigerter Produktivität bis hin zu einer verbesserten Work-Life-Balance für die Mitarbeitenden. In diesem Artikel werden wir uns genauer mit den Herausforderungen und Chancen der digitalen Zusammenarbeit befassen. Wir werden praktische Tipps und Methoden aus unserem eigenen Arbeitsalltag vorstellen, welche eine effektive Zusammenarbeit gewährleisten und die Leistungsfähigkeit Ihres Teams steigern.
Was bedeutet digitale Zusammenarbeit?
In der agilen Arbeitsweise hat sich das „kollaborative Arbeiten“ etabliert. Mehrere Teammitglieder arbeiten kooperativ an einem gemeinsamen Projekt oder Ziel. So soll von den unterschiedlichen Fähigkeiten, Perspektiven und Erfahrungen der Beteiligten profitiert werden, um zu innovativeren Lösungen, besseren Ergebnissen und einem stärkeren Teamgeist zu gelangen. Dasselbe lässt sich auch in der digitalen Welt abbilden: Hierbei spielen Tools wie digitale Whiteboards eine entscheidende Rolle.
Teams verwenden Whiteboards, um ihre Projekte strukturiert zu planen und durchzuführen. Da nicht alle Mitarbeitenden täglich vor Ort sind, bieten sich digitale Whiteboards an.
Die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit:
Verbesserung der Effizienz, Kreativität und Innovation durch die
Zusammenarbeit verschiedener Teammitglieder mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Perspektiven.
Digitale Werkzeuge ermöglichen ein flexibleres Arbeiten. Außerdem spart Remote Work Pendelzeit ein. Dadurch verbessert es die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden.
Welche Chancen und Herausforderungen gibt es hierbei?
Die Verwendung digitaler Whiteboards ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, unabhängig von Standorten und Zeitzonen. Teams können in Echtzeit zusammenarbeiten, Ideen austauschen und Projekte visualisieren. In der agilen Arbeitswelt unterstützt das Whiteboard bei Methoden wie Kanban oder Scrum.
Jedoch können die Einführung und Nutzung solcher Tools auch Herausforderungen mit sich bringen. Es muss eine technische Infrastruktur aufgebaut und die Mitarbeitenden im Umgang mit den Tools geschult werden. Viele der Tools stellen kostenlose Videoanleitungen bereit, um sich mit den Funktionen vertraut zu machen.
Die Rollen und Verantwortlichkeiten im Team sollten klar geregelt sein. Es bietet sich an, eine Person zu bestimmen, die für die Struktur des Boards verantwortlich ist. Je klarer die Struktur der Boards und die Benennung der Dateien, desto übersichtlicher sind die erarbeiteten Inhalte. Denn die digitalen Whiteboards eignen sich auch für Dokumentationen oder Evaluationen.
Welche digitalen Tools können unterstützen?
Es gibt eine Vielzahl von digitalen Tools, welche die digitale Zusammenarbeit unterstützen können. Neben digitalen Whiteboards gehören dazu auch Projektmanagement-Tools, Videokonferenzsysteme, Instant-Messaging-Plattformen und Dateiaustauschplattformen.
Einige beliebte Optionen für digitale Whiteboards sind Mural und Miro. Zusätzlich können Videokonferenzsysteme wie Microsoft Teams oder Zoom eingesetzt werden.
Unsere Erfahrungen: Wie gestaltet sich das Arbeiten mit diesen Tools?
Kommen wir nun zu einem Praxisbeispiel aus unserem Arbeitsalltag. Sieben Mittelstand-Digital Zentren möchten gemeinsam eine Workshopreihe zu verschiedenen Themen durchführen. Die Zentren sind deutschlandweit verteilt, nicht jede Person kann zu jedem Planungstreffen anwesend sein und die Themenbereiche und Expertisen sind sehr unterschiedlich. Wie schafft man es, so viele Menschen, Termine und Inhalte zu koordinieren? Und wie werden die Veranstaltungen und Ankündigungstexte so einheitlich, dass sie als Reihe erkennbar sind? Um solch ein Projekt erfolgreich durchzuführen, bedarf es einer gute Koordination, Organisation und wertschätzender Kommunikation. Da wir deutschlandweit arbeiten, nutzen wir folgende Tools für unsere Projektplanung: Messaging-Dienste wie Slack für die Beantwortung von kurzfristigen Fragen, MS Teams für virtuelle Meetings und Absprachen, und Mural als digitales Whiteboard zur Planung der Veranstaltung.
Aus unserer Praxis: Das Arbeiten mit einem Mural Bord
Einen Einblick in unser Mural Board zu einer Veranstaltungs-Reihe geben wir hier: Die Struktur und Optik des Boards liegt in der Verantwortung des Zentrums Zukunftskultur. Für eine übersichtliche Struktur sorgt die sogenannte „Outline“ – eine Art Gliederung, die Nutzer*innen zum gesuchten Bereich des Whiteboards führt. Die einzelnen Bereiche eines Whiteboards können je nach Art und Komplexität eines Projekts unterschiedlich aussehen.
Unser Tipp: Platzieren Sie zunächst ein „Sticky Note“ – ein digitales Post-It. So bekommen Sie ein Gefühl für die Größenverhältnisse, denn der Großteil der Arbeit findet über diese Post-Its statt. Eine Struktur lässt sich schon mit einfachen Mitteln erzeugen: Zum Beispiel durch große Boxen, Linien oder Überschriften. Wir arbeiten auf unserem Board vor allem mit Überschriften, Icons und Tabellen. Tools wie Miro oder Mural bieten außerdem eine Vielzahl kostenloser Vorlagen, um die Strukturierung zu erleichtern.
Für die Workshopreihe suchten wir nach einem Titel. Zunächst gibt es ein Brainstorming, in welchem alle Teilnehmende ihre Vorschläge auf Post-Its schreiben. Dann wird abgestimmt: Dafür kann zum Beispiel die Abstimmungsfunktion von Mural genutzt werden. Im Anschluss wurden gemeinsam Rahmenbedingungen auf Post-Its festgehalten, wie Titel und Themen der einzelnen Veranstaltungen, Daten und Zuständigkeiten.
Wichtig ist auch eine einheitliche Bewerbung der Veranstaltung. Dafür wird eine Mustervorlage in Form einer Tabelle angelegt. Hier können die wesentlichen Informationen hinterlegt werden, wie Datum und Titel, Inhalte und sogar Bilder. Dank der digitalen Tools können mehrere Personen orts- und zeitunabhängig zusammen arbeiten. Gleichzeitig wird die Projektplanung nachvollziehbar dokumentiert, sodass nicht jede Person an jedem Treffen teilhaben muss.
Mithilfe dieser Methoden und Tools konnten alle Beteiligten effizient zusammenarbeiten und die Veranstaltungsreihe erfolgreich umgesetzt werden. Unser Praxisbeispiel zeigt, dass mit einer guten Koordination, Organisation und wertschätzenden Kommunikation selbst komplexe Projekte erfolgreich durchgeführt werden können. Und die genannten Methoden und Tools können auch Ihr kleines oder mittleres Unternehmen unterstützen, um die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit auszuschöpfen.
Praktische Tipps für kleine und mittlere Unternehmen
✅ Nutzen Sie digitale Whiteboards: Tools wie Mural oder Miro ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit in Echtzeit, unabhängig von Standorten und Zeitzonen.
✅ Klare Verantwortlichkeiten: Bestimmen Sie eine Person, die für die Struktur des Boards verantwortlich ist. Eine klare Benennung und Strukturierung der Dateien erleichtert die Übersicht.
✅ Vielfältige digitale Werkzeuge einsetzen: Neben digitalen Whiteboards sind Projektmanagement-Tools, Videokonferenzsysteme und Messaging-Dienste wie Slack oder MS Teams essenziell für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
✅ Einheitliche Dokumentation und Kommunikation: Nutzen Sie Vorlagen und strukturierte Ablagen, um die Kommunikation einheitlich zu gestalten und die Projektplanung nachvollziehbar zu dokumentieren.
