In Anbetracht der stetigen Weiterentwicklung von KI-Anwendungen ist es für viele Arbeitnehmende verlockend, diese auch im Arbeitsumfeld einzusetzen. Denn: ChatGPT und Co. können den stressigen Arbeitsalltag erleichtern, dabei helfen Aufgaben schneller und mit weniger Kopfzerbrechen zu erledigen und so mehr Freizeit schaffen. Doch nicht alle Unternehmen erlauben das Nutzen von KI-Anwendungen.
Ignoriert die Unternehmensseite das Verbot und nutzen Mitarbeitende dennoch die eine oder andere KI-Anwendung, sprechen wir von einer „Schatten-KI“.
Warum verbieten Unternehmen den Einsatz von KI-Anwendungen?
Doch warum verbieten Unternehmen den Einsatz von KI-Anwendungen, wenn diese doch augenscheinlich so viele Vorteile bieten?
Datenschutz & Firmengeheimnisse
Ein Grund ist, dass Mitarbeitende bei der Nutzung von KI-Anwendungen unachtsam sein können. Insbesondere, wenn sie die Anwendungen ohne Erlaubnis des Unternehmens und somit ohne Richtlinien, Vorgaben und Einschränkungen nutzen. So kann es passieren, dass bei der Erstellung von Werbetexten oder Rundschreiben unbeabsichtigt Firmengeheimnisse verraten oder sensible Daten preisgegeben werden.
Wenn sich ein Unternehmen dazu entscheidet, dass Mitarbeitende KI-Anwendungen nutzen dürfen, so sollten sie einige Vorkehrungen treffen. Zur Vermeidung von Problemen oder Skandalen ist es empfehlenswert, unternehmenseigene KI-Richtlinien und -Leitfäden zu entwickeln. So wird deutlicher, welche KI-Anwendungen in welchem Rahmen genutzt werden dürfen, aber auch, was es bei der Nutzung von besagten Anwendungen zu beachten gibt.
Mangelnde Ergebnisüberprüfung
Insbesondere textgenerierende KI-Anwendungen liefern in kürzester Zeit fertige Texte für unterschiedlichste Zwecke. Aber auch wenn es darum geht Entscheidungen zu treffen, kann KI dabei helfen Daten auszuwerten und dann, basierend auf diesen Daten, Handlungsempfehlungen zu geben. Das spart zum einen Zeit, aber zum anderen auch gedankliche Anstrengungen. Doch längst ist bekannt: KI-Anwendungen liefern nicht immer das gewünschte Ergebnis. Das kann besonders dann problematisch sein, wenn mit der Unterstützung von Künstlicher Intelligenz Entscheidungen getroffen werden sollen, oder die KI gar die Entscheidung selbstständig trifft. Mitarbeitende neigen dazu, das von der KI gelieferte Ergebnis bzw. die Empfehlung ohne Überprüfung zu übernehmen. So kann es passieren, dass auf fiktive Quellen verwiesen wird, oder durch die häufig bei KI-Anwendungen vorhandene Mathematik-Schwäche, falsche Entscheidungen getroffen werden.
Aus der Sicht der Mitarbeitenden scheinen jedoch erst einmal die Vorteile zu überwiegen oder, anders gesagt: Die Nachteile betreffen die Mitarbeitenden nicht direkt und augenscheinlich, deshalb können sie ein Verbot von KI-Anwendungen ggf. auch nicht nachvollziehen und eine Schatten-KI entsteht.
Umgang mit (Schatten-)KI
Wie können Arbeitgebende mit (Schatten-)KIs umgehen und ist ein strenges Verbot die beste Lösung?
Mitarbeitende schulen & aufklären
Ein Verbot von KI-Anwendungen kann zwar zu einem gewissen Grad dazu beisteuern, dass eine Reduzierung der unerlaubten Nutzung damit einhergeht, jedoch werden aber gleichzeitig auch die Potenziale von KI nicht genutzt. Damit das Unternehmen und die Mitarbeitenden von KI-Anwendungen profitieren können, ist es sinnvoll Mitarbeitende im Umgang mit KI-Anwendungen zu schulen. Doch bevor geschult wird, sollten Unternehmen erst einmal festlegen, welche Anwendungen sie für welche Zwecke überhaupt zukünftig im Unternehmen erlauben und die Nutzung gestatten. Weitere wichtige Fragen sind:
- Welche Mitarbeitende und Abteilungen nutzen die KI-Anwendungen?
- Welche Arbeitsschritte lassen sich durch den Einsatz von KI-Anwendungen verbessern oder automatisieren?
- Auf welche Daten greifen die KI-Anwendungen zurück bzw. auf Basis welcher Daten trifft die KI-Entscheidungen / macht Analysen?
Nutzung von Schatten-KI verhindern
Nachdem entschieden wurde, ob und, wenn ja, welche KI-Anwendungen im Unternehmen genutzt werden dürfen, ist es wichtig zu verhindern, dass Mitarbeitende bei der Nutzung sensible Daten preisgeben und dass sie verbotene KI-Anwendungen auch weiterhin nicht nutzen. Eine Möglichkeit ist das URL-Filtering, also das Blockieren bestimmter URLs und der damit verbundenen Webseiten.
Jedoch können Mitarbeitende bei einem Verbot von KI-Anwendungen auf ihrem Firmencomputer die Anwendungen auf Privatgeräten nutzen. Aus diesem Grund sollte der Fokus darauf liegen Mitarbeitende für die Gefahren von KI-Anwendungen aufzuklären. Insbesondere, wenn es darum geht die Preisgabe von unternehmensinternen Daten zu verhindern.
Fazit
Es kann also festgehalten werden, dass KI-Anwendungen auch nicht zu vernachlässigende Gefahren bergen. Zwar können Arbeitgebende mittels URL-Filtering die Nutzung von verbotenen KI-Anwendungen einschränken, jedoch besteht immer die Gefahr einer Schatten-KI. Aus diesem Grund empfiehlt es sich abzuwägen, wo die Nutzung welcher KI-Anwendungen sinnvoll sein könnte. Anschließend sollten Schulungen für die Mitarbeitenden stattfinden, über mögliche Gefahren aufgeklärt und Richtlinien erarbeitet werden.
